Für den Mittelstand
Auch für den Mittelstand: E-Signaturen, die mit Ihren Abteilungen skalieren
Unbegrenzte Signaturvorgänge, klare Rollen und Rechte und eine lückenlose Beweiskette, ohne Enterprise-Preisschild und ohne IT-Projekt. Eine Abteilung startet kostenlos, der Rollout folgt.
Das Problem
Verträge, die durch Abteilungen wandern
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist nicht die einzelne Unterschrift das Problem, sondern der Weg dorthin: über Schreibtische, Hauspost und Scanner.
Verträge liegen auf dem Postweg
Der Arbeitsvertrag ist unterschriftsreif, aber die Kandidatin wartet auf den Briefumschlag. Jeder Tag Verzögerung ist ein Tag, an dem ein anderes Angebot schneller sein kann.
Jede Abteilung hat ihren eigenen Weg
HR druckt und scannt, der Vertrieb mailt PDFs hin und her, der Einkauf heftet Papier ab. Drei Prozesse, drei Ablagen, keine gemeinsame Beweiskette.
Niemand sieht den Status
Ist der Rahmenvertrag schon beim Lieferanten? Wer muss noch unterschreiben? Ohne zentralen Überblick wird Nachfassen zur Routineaufgabe.
Gebaut für gewachsene Strukturen
Abteilungen, Standorte, Zuständigkeiten: alles abgebildet
SmartDocs organisiert Signaturvorgänge so, wie Ihr Unternehmen organisiert ist, statt alle in einen gemeinsamen Posteingang zu zwingen.
Getrennte Organisationen
Für Standorte oder Tochterfirmen legen Sie eigene Organisationen an, jede mit eigenen Vorlagen, Vorgängen und Mitgliedern. Sie wechseln oben in der Leiste zwischen ihnen.
Rollen und Rechte
Inhaber, Admin und Mitglied regeln, wer Vorgänge startet, Vorlagen ändert und Einstellungen verwaltet. Im Enterprise-Tarif stellen Sie eigene Rollen aus einzelnen Berechtigungen zusammen, und die Genehmigungsrolle kommt dazu: prüfen und genehmigen, ohne selbst zu unterschreiben.
Auftritt unter Ihrer Marke
Unterzeichnende erhalten E-Mails mit Ihrem Absender-Branding.
Anbindung an Ihre Systeme
Die REST-API bildet alles ab, was die Oberfläche kann: für DMS, ERP oder HR-Software, enthalten ab dem Pro-Tarif.
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Anwendungsfälle
Ein Werkzeug für alle Abteilungen
Jede Abteilung wählt je Vorgang die passende Signaturstufe: EES für das Tagesgeschäft, FES für sensible Verträge, QES für die gesetzliche Schriftform.
HR und Personal
Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen als Signatur-Link in Stunden statt Wochen. Befristete Verträge rechtssicher per QES (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Vertrieb
Angebote und Rahmenverträge im Termin freigeben lassen, statt tagelang auf Rückläufer zu warten. Für formfreie Verträge genügt die einfache Signatur.
Einkauf
Lieferantenverträge und NDAs mit sequenzieller Signierreihenfolge: erst die interne Genehmigung, dann die Unterschrift des Lieferanten. Der Vorgang wartet, bis genehmigt ist.
Geschäftsführung
Beschlüsse, Vollmachten und sensible Verträge mit FES oder QES, unterschrieben auch von unterwegs im Browser.
Welche Stufe wofür? Der Überblick auf der Seite Signaturstufen.
Compliance
Antworten, die Ihr Datenschutzbeauftragter hören will
Die Einführung neuer Software scheitert im Mittelstand selten am Nutzen, sondern an offenen Compliance-Fragen. SmartDocs beantwortet sie vorab.
- Hosting ausschließlich in einem deutschen Rechenzentrum (Nürnberg), kein Drittlandtransfer
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), TOM-Dokumentation und Löschkonzept inklusive
- Manipulationssicherer Audit-Trail mit kryptografischer Hash-Kette und Abschlusszertifikat
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) für die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB
Einführung
Vom Pilot zum Rollout, ohne Migration
SmartDocs muss nicht im ganzen Unternehmen gleichzeitig eingeführt werden. Die bewährte Reihenfolge:
Pilot in einer Abteilung
Eine Abteilung startet im Free-Tarif, ohne Zahlungsdaten und ohne Installation. Die ersten echten Signaturvorgänge laufen am selben Tag.
Vorlagen und Zuständigkeiten
Wiederkehrende Verträge werden zu Vorlagen mit Versionierung. Rollen und Rechte legen fest, wer versendet und wer verwaltet.
Abteilungsweise ausrollen
Weitere Teams kommen als Mitglieder mit passender Rolle dazu, eigenständige Standorte als separate Organisation. Unterzeichnende außerhalb des Unternehmens brauchen weiterhin kein Konto und keine App.
So sieht das in der Praxis aus: Ein Großhandelsunternehmen mit 120 Beschäftigten und drei Standorten startet den Pilot in der Personalabteilung. Nach sechs Wochen versendet HR Arbeitsverträge als Signatur-Link, der Einkauf führt Rahmenverträge mit eigenen Vorlagen, und die Geschäftsführung gibt Beschlüsse von unterwegs frei. Der Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt, ohne dass die IT ein Projekt aufsetzen musste.
FAQ
Fragen aus dem Mittelstand
Starten Sie den Pilot in einer Abteilung
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und erfordert keine Zahlungsdaten. Ausrollen können Sie, wenn es sich bewährt hat.
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