Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SmartDocs GmbH
Siemensdamm 58-65
13627 Berlin
DE
E-Mail: kontakt@smartdocs.de

2. Grundsätzliches

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website (smartdocs.de). Für die Nutzung der SmartDocs-Anwendung (app.smartdocs.de) gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung, die Ihnen bei der Registrierung bereitgestellt wird.

Diese Website verwendet keine Cookies, keine Analyse-Tools und keine Werbe-Tracker. Es werden keine Schriftarten oder sonstigen Ressourcen von Drittservern wie Google nachgeladen.

3. Hosting der Website

Diese Website wird als statische Website über Cloudflare Pages ausgeliefert. Anbieter ist Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München, als europäische Niederlassung der Cloudflare, Inc. (USA). Beim Abruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Browserkennung), um die Website auszuliefern und vor Angriffen zu schützen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und performanten Auslieferung der Website). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; soweit Daten in Drittländer übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework.

Die Dokumente und Signaturdaten unserer Kundinnen und Kunden im SmartDocs-Produkt werden hiervon unabhängig ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Nürnberg und Falkenstein) verarbeitet.

4. Server-Logs

Beim Abruf der Website werden in Protokolldateien technisch notwendige Daten gespeichert (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite, Statuscode, Browserkennung). Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und der Fehleranalyse und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Firma, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

5.1 Spam-Schutz mit Cloudflare Turnstile

Zum Schutz des Formulars vor automatisierten Zugriffen setzen wir Cloudflare Turnstile ein, eine cookielose Sicherheitsprüfung. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Merkmale Ihres Browsers, um zwischen Mensch und Bot zu unterscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

5.2 Zustellung über Resend

Die Zustellung der Formularnachrichten an unser Postfach erfolgt über den E-Mail-Dienst Resend mit Datenverarbeitung in der EU-Region. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Ihre Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an kontakt@smartdocs.de. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

7. Datensicherheit

Die Übertragung dieser Website erfolgt durchgehend verschlüsselt über TLS. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.