Produkt
Alle Funktionen für rechtssichere digitale Unterschriften
SmartDocs bildet den kompletten Signaturvorgang ab: vom Hochladen über die Signierreihenfolge bis zum versiegelten Beweisdokument. Hier ist alles, was drinsteckt.
Signaturvorgänge
Versenden, nachverfolgen, abschließen
Ein Signaturvorgang bündelt Dokument, Unterzeichnende und Reihenfolge. Sie sehen jederzeit, wer dran ist und wo es hakt.
-
Sequenzielle Signierreihenfolge
Legen Sie fest, wer wann unterschreibt: erst intern, dann extern. SmartDocs stößt jeden Schritt automatisch an und kontaktiert niemanden, bevor der Schritt davor erledigt ist.
-
Signatur-Link statt Konto
Unterzeichnende erhalten einen persönlichen Link per E-Mail und unterschreiben im Browser, auch mobil. Ohne Registrierung, ohne App.
-
Status in Echtzeit
Geöffnet, gelesen, signiert: Der Vorgangsstatus ist jederzeit sichtbar, Erinnerungen gehen automatisch raus.
-
Signaturstufe je Vorgang
EES für das Tagesgeschäft, FES mit SMS-Code für sensible Verträge, QES für die gesetzliche Schriftform. Sie wählen pro Vorgang.
Vorlagen
Wiederkehrende Verträge in Sekunden versandfertig
Arbeitsvertrag, NDA, Auftragsbestätigung: Was Sie öfter als einmal brauchen, wird bei SmartDocs zur Vorlage.
PDF, HTML und Formulare
Statische PDFs mit fixen Feldpositionen, dynamische HTML-Vorlagen oder Online-Formulare aus Bausteinen: alle drei liegen in derselben Bibliothek.
Platzhalter und Felder
Name, Datum, Vertragsdetails: Platzhalter werden beim Versand befüllt, Signaturfelder sitzen immer an der richtigen Stelle.
Versionierung
Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Laufende Vorgänge behalten ihre Fassung, neue starten mit der aktuellen.
Online-Formulare
Signieren, auch wenn es kein PDF gibt
Manche Dokumente entstehen erst im Gespräch, und für manche Angebote lohnt es sich nicht, vorher eine Datei zu bauen. Dann stellen Sie das Dokument in SmartDocs aus Bausteinen zusammen: Ihre Kundschaft liest es, füllt aus, wählt Optionen und unterschreibt in einem Durchgang.
Bausteine für Inhalt und Antworten
Überschrift, Text, Abschnitt und Trennlinie für den Inhalt. Kurzer und langer Text, E-Mail, Telefon, Zahl und Datum für Angaben. Ja-Nein, Bestätigung, Auswahlliste und Mehrfachauswahl für Entscheidungen.
Unterschrift je Person
Jede unterzeichnende Person erhält ihr eigenes Pflicht-Unterschriftsfeld. Über die Zuordnung legen Sie fest, wer welchen Block ausfüllt und wer ihn überhaupt sieht.
Werte aus Ihrem CRM
Preise, Termine und Vertragsdetails setzen Sie als Platzhalter in den Text und füllen sie beim Anlegen des Vorgangs. Jeder Block hat dafür einen eigenen Feldschlüssel.
Nur die Fragen, die gerade passen
Einzelne Felder und ganze Abschnitte lassen sich an eine Bedingung knüpfen. Wer „Privatperson“ wählt, sieht die Rückfrage nach dem Firmennamen nie: Der Block wird samt Antwort übersprungen, statt leer im Dokument zu stehen.
- Bedingungen auf Feldern und auf ganzen Abschnitten
- Vergleiche wie „ist“, „ist nicht“, „enthält“, „ist leer“ und „ist ausgefüllt“
- Das Layout passt sich automatisch an Handy und Desktop an
- Undo und Redo im Editor, Blöcke auch per Tastatur verschiebbar
Beweissicherheit
Audit-Trail und Abschlusszertifikat
Im Streitfall zählt, was Sie nachweisen können. SmartDocs dokumentiert jeden Schritt manipulationssicher.
-
Kryptografische Hash-Kette
Jedes Ereignis (hochgeladen, versendet, geöffnet, signiert) referenziert den Hash seines Vorgängers. Eine nachträgliche Änderung würde die Kette sichtbar brechen.
-
Abschlusszertifikat als PDF
Nach Abschluss erhalten Sie ein Zertifikat mit allen Beweisdaten: Wer hat wann, von welcher IP, mit welcher Stufe signiert.
-
Evidenzdaten exportierbar
Zeitstempel, IP-Adressen, User-Agents: Die vollständige Beweiskette lässt sich als strukturierte Datei exportieren.
Zusammenarbeit
Gebaut für Teams
Vom Zwei-Personen-Büro bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten.
Rollen und Rechte
Inhaber, Admin und Mitglied: Jede Person sieht und darf genau das, was ihre Rolle vorsieht. Im Enterprise-Tarif stellen Sie eigene Rollen aus einzelnen Berechtigungen zusammen.
Genehmigung vor der Unterschrift
Im Enterprise-Tarif geben Sie einer beteiligten Person die Rolle Genehmigung: Sie prüft das Dokument an ihrer Stelle in der Reihenfolge und genehmigt es, ohne selbst zu unterschreiben. Der Vorgang wartet auf die Entscheidung, sie steht später im Abschlusszertifikat.
Getrennte Organisationen
Für weitere Firmen oder Mandanten legen Sie zusätzliche Organisationen an, jede mit eigenen Vorlagen, Vorgängen und Mitgliedern. Ab dem Pro-Tarif.
Absender-Branding
Signaturanfragen erscheinen mit Ihrem Firmennamen.
Erinnerungen
Automatische Erinnerungen an säumige Unterzeichnende, ohne dass Sie hinterhertelefonieren müssen.
Für Entwickler
Die komplette Plattform, auch als API
Starten Sie Signaturvorgänge direkt aus Ihrer Software: CRM, ERP oder Eigenentwicklung. Die REST-API ist ab dem Pro-Tarif enthalten, nicht erst ab Enterprise.
Vor Ort
Auch ohne E-Mail: die Kiosk-Signatur
Kundinnen und Kunden unterschreiben direkt auf Ihrem Tablet, mit dokumentierter Identitätsprüfung durch Ihr Team.
Die Kiosk-App macht aus Ihrem Tablet eine Signaturstation. Ideal für Autohäuser, Praxen, Immobilienbesichtigungen und Filialen: überall dort, wo Verträge im Beisein beider Parteien geschlossen werden.
Kiosk-App für Ihr Tablet laden:
Überzeugen Sie sich selbst
Alle Funktionen können Sie im Free-Tarif sofort ausprobieren, mit echten, rechtsgültigen Signaturen.